Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS

Od nowego roku wejdą w życie nowe regulacje dotyczące umów o dzieło. Począwszy od 1 stycznia 2021 roku umowy o dzieło zawierane po tej dacie będą podlegały obowiązkowi zgłoszenia do ZUS przez zamawiającego (nawet jeśli jest osobą fizyczną), jeżeli wykonawca nie pozostaje w stosunku pracy z zamawiającym bądź pozostając w takim stosunku, w ramach umowy o dzieło nie wykonuje pracy na rzecz zamawiającego. Oznacza to, że obowiązkiem zgłoszenia objęte są jedynie umowy o dzieło w sytuacji, gdy z innego tytułu nie są objęte systemem ubezpieczeń społecznych.

Zgłoszenia będzie trzeba dokonać w terminie 7 dni od zawarcia umowy o dzieło.

Procedura zgłoszenia

Mimo, że rok 2020 już się kończy, do dzisiaj nie zostały przyjęte przepisy wykonawcze określające szczegółowo procedurę zgłoszenia umowy o dzieło. Niemniej jednak z projektu rozporządzenia[1] ogłoszonego przez Rządowe Centrum Legislacji w dniu 19 listopada 2020 r. wynika, że zgłoszenia będą dokonywane na formularzu ZUS RUD (załącznik nr 24 do projektu rozporządzenia), w którym będzie trzeba podać następujące informacje:

• Dane zamawiającego wykonanie umowy o dzieło
• Dane wykonawcy umowy o dzieło
• Data zawarcia umowy o dzieło, data rozpoczęcia wykonywania dzieła oraz jego zakończenia
• Przedmiot umowy o dzieło

Formularz zapewne będzie również dostępny w formie elektronicznej na Platformie Usług Elektronicznych ZUS.

Charakter dzieła

Celem wprowadzonych zmian jest utrudnienie obejścia przepisów nakładających obowiązek płacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne na podstawie umowy o pracę, zlecenia czy świadczenia usług.

Stąd zawierając umowę o dzieło i tym samym uzupełniając formularz ZUS RUD zamawiający będą musieli poświęcić szczególną uwagę określeniu przedmiotu umowy. Warto w tym miejscu przypomnieć, że tym, co odróżnia umowę o dzieło od pozostałych umów, jest nastawienie na osiągnięcie ustalonego przez strony rezultatu. Przykładem dzieła może być napisanie artykułu bądź wykonanie fotografii . W umowie zlecenia, która jest najczęściej przeciwstawiana umowie o dzieło, mamy zaś do czynienia z wykonaniem określonych czynności prawnych na rzecz zleceniodawcy (lub świadczeniem określonej usługi), a więc wykonawca nie odpowiada on za rezultat swoich działań, a jedynie za należytą staranność przy wykonywaniu przedmiotu umowy.

Umowy o dzieło charakteryzują się również jasnym określeniem terminu przeznaczonego na wykonanie dzieła, które ze swojej natury ma charakter jednorazowy. Również wynagrodzenie w umowie o dzieło powinno być uzależnione od osiągniętego rezultatu, a nie od nakładu pracy. Częstym błędem osób zawierających umowy o dzieło jest określanie wynagrodzenia jako zobowiązania miesięcznego, a nie jednorazowego, ewentualnie płatnego w częściach.

Kłopotliwe mogą się tutaj okazać tzw. umowy mieszane, które tylko częściowo zobowiązują wykonawcę do osiągniecia konkretnego rezultatu, a pozostałej części określają np.: różne usługi świadczone w związku z wykonanym dziełem bądź niezależnie od niego. W takich przypadkach należy dokładnie określić, co jest głównym celem umowy, aby wiedzieć które przepisy zastosować do danego stosunku umownego. Jeśli nie będzie to możliwe, konieczne będzie zastosowanie wszystkich przepisów regulujących daną umowę.

Konsekwencje braku zgłoszenia

W przypadku niedopełnienia nowego obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS, jak również zgłoszenia nieprawdziwych danych albo udzielenia nieprawdziwych wyjaśnień czy odmowy ich udzielenia, zamawiający będzie podlegał karze grzywny do 5.000 złotych.

Ponadto w przypadku zakwestionowania przez ZUS charakteru danej umowy i uznania jej np. za umowę zlecenia, płatnik będzie musiał uiścić zaległe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych. ZUS może też wymierzyć w takiej sytuacji dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek.

Reasumując, przed zawarciem po 1 stycznia 2021 r. umów o dzieło warto szczegółowo przeanalizować przedmiot takiej umowy, aby ograniczyć ryzyko reklasyfikacji takiej umowy przez ZUS i powstania zaległości z tytułu składek.

[1] Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia … 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów.