KRS – postępowanie elektroniczne a dane osobowe

W  dniu 1 lipca 2021 r. w życie weszła nowelizacja ustawy o Krajowy Rejestrze Sądowym. Najważniejszą zmianą w przepisach, która dotyczyć będzie wszystkich przedsiębiorców, jest wprowadzenie obligatoryjnego elektronicznego postępowanie rejestrowego dla wszystkich typów spółek.

Oznacza to, iż od 1 lipca 2021 r. wnioski o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS, będą mogły być składane wyłącznie w formie elektronicznej, a nie jak dotychczas w formie papierowej. Wyjątek stanowią postępowania wszczęte i niezakończone przed dniem 1 lipca 2021 r., w których pisma i wnioski powinny być nadal składane papierowo.

Od tej pory, wnioski składane do KRS będą podpisywane elektronicznie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego, a następnie składane również elektronicznie za pomocą dedykowanego systemu teleinformatycznego.

Do wniosków nie będzie trzeba załączać aktu notarialnego w postaci papierowej, wystarczające będzie podanie we wniosku numeru tego aktu w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Po zarejestrowaniu wniosku w systemie akt będzie automatycznie dołączany do wniosku.

Powyższe zmiany mają przede wszystkim usprawnić i przyspieszyć postępowanie, a także zmniejszyć ilość błędów w składanych wnioskach. Mają także pozwolić przedsiębiorcom na bieżące monitorowanie stanu sprawy. Przedsiębiorca w każdej chwili będzie mógł sprawdzić, czy decyzja już zapadła. Dostanie także powiadomienie jeżeli będzie na niego czekała wiadomość z sądu.

Usprawnienie związane będzie również z faktem, iż sądy nie będą odsyłać wniosków ze względu na brak należnej opłaty, gdyż opłatę za wniosek trzeba będzie uiścić od razu poprzez bankowość internetową. Bez tego nie będzie możliwości złożenia wniosku, a co za tym idzie postępowanie nie będzie się przedłużać.

Jednakże, to na co warto zwrócić uwagę to fakt, iż akta spółek podlegających wpisowi do KRS będą prowadzone w formie elektronicznej w systemie teleinformatycznym i będą w całości jawne, tj. będą ogólnie dostępne w Internecie. Każdy będzie mógł zatem pobrać dokumenty z KRS, tak jak pobiera odpisy z KRS czy sprawozdania finansowe z RDF.

Oczywiście, dotychczas akta spółek również były ogólnodostępne, jednakże aby się z nimi zapoznać należało się udać do sądu rejestrowego i się wylegitymować. Jednakże, nowe regulacje wprowadzają większą dostępność dokumentów, a co za tym idzie również informacji. W tym miejscu pojawia się pytanie a co z RODO?

Co prawda dane ujawnione w KRS, w tym m.in. numery PESEL członków zarządu są jawne. Jednakże co z innymi danymi które są zawarte w aktach notarialnych, czy w oświadczeniach wspólników lub członków zarządu, np. adresami zamieszkania, czy numerami dowodów osobistych?

Warto zwrócić uwagę, że dane zawarte np. w aktach notarialnych są rodzajem danych, które przykładowo zdaniem Urzędu Komunikacji Elektronicznej powinny być szczególnie chronione i trzymane w bezpiecznym miejscu – „patrz poradnik kradzież tożsamości w Internecie", Departament Polityki Konsumenckiej 2018, Urząd Komunikacji Elektronicznej (UKE).

Wydaje się zatem, iż informacje te powinny być chronione, a nowe regulacje w żaden sposób tego nie przewidują.

Zasadniczo, od przedsiębiorców wymaga się przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych i zapewnienie odpowiedniej ochrony, a jeżeli tego nie zrobią mogą być zobowiązani do zapłaty wysokich kar. Wydaje się jednak, iż sami przedsiębiorcy, a w szczególności członkowie organów czy wspólnicy mogą zostać pozbawieni takiej ochrony.

Sam pomysł wprowadzenia elektronicznego postępowanie rejestrowego wydaje się trafiony, jednakże warto zastanowić się nad wprowadzeniem mechanizmów, które by chroniły dane osobowe.


r.pr. Aleksandra Grabarska
+48 22 251 58 00
a.grabarska@kbiw.pl

Radca prawny
Specjalizuje się w prawie spółek, prawie korporacyjnym, transakcjach M&A, restrukturyzacjach ze szczególnym uwzględnieniem prawa nieruchomości.